De rekening over vijf jaar, niet over het eerste jaar
Wat kost Odoo?
De licentieprijs staat op de website van Odoo en is meestal het kleinste deel van de rekening. De vraag die ertoe doet is wat het geheel kost over de looptijd dat je het gebruikt.
Kernantwoord
De licentie is zelden bepalend; implementatie, data en beheer zijn dat wel.
Odoo rekent per gebruiker en per toepassing, met een online en een zelf gehoste variant. Die tarieven staan actueel op de eigen website en veranderen; wij nemen ze hier niet over, want een verouderd bedrag op onze pagina helpt je niet.
Wat je van een adviseur mag verwachten is de rest van de rekening: inrichting, datamigratie, koppelingen, training, beheer en doorontwikkeling. Die posten samen zijn bij vrijwel elke implementatie een veelvoud van de licentie, en juist daar zit de ruimte waarin je keuzes maakt.
Herkenning
Waar de rekening in de praktijk tegenvalt
Drie posten die bij een offerte vaak te licht worden ingeschat.
Data blijkt smeriger dan gedacht
Artikelen, klanten en voorraad staan verspreid over systemen en spreadsheets, met dubbelingen en gaten die pas bij migratie zichtbaar worden.
Maatwerk stapelt zich op
Elke uitzondering die niet is besproken wordt een aanpassing, en elke aanpassing komt terug bij elke upgrade.
Adoptie kost meer dan de bouw
Training, begeleiding op de werkvloer en het herstellen van fouten in de eerste maanden staan zelden in een offerte.
De inhoudelijke afweging
De vijf posten die samen de kosten bepalen
Vraag elke leverancier deze vijf apart te begroten. Wie ze niet kan splitsen, heeft er niet over nagedacht.
Licenties
Per gebruiker en per toepassing, online of zelf gehost. Reken met het aantal gebruikers over drie jaar, niet met het aantal van vandaag. De actuele tarieven staan bij Odoo zelf.
Inrichting en configuratie
Het vertalen van jouw werkwijze naar de standaard. Dit is het deel waar procesbesluiten geld besparen: elke uitzondering die je laat vallen, verlaagt deze post en de volgende drie.
Data en koppelingen
Opschonen, migreren en verbinden met wat blijft bestaan. Vraag expliciet wie het opschonen doet; die post wordt het vaakst stilzwijgend bij de klant gelegd.
Training en adoptie
Niet een dag uitleg, maar begeleiding tot mensen het echt zo doen. Reken op de eerste twee maanden na livegang als de duurste periode.
Beheer en doorontwikkeling
Updates, nieuwe medewerkers, gewijzigde processen, nieuwe toepassingen. Dit is een jaarlijkse post en geen restpost; hij bepaalt of het systeem over drie jaar nog past.
Wat je niet betaalt maar wel kost
De uren van je eigen mensen tijdens het project. Bij kleinere organisaties is dit de grootste verborgen post van allemaal.
Praktische route
Van offertes naar een vergelijkbaar beeld
-
01Zet de vijf posten in een tabel
Dwing elke aanbieder in hetzelfde stramien; anders vergelijk je een vaste prijs met een uurtarief.
-
02Reken over vijf jaar
Licenties, beheer en doorontwikkeling lopen door. Een lage instap met hoge beheerkosten is na drie jaar de duurste keuze.
-
03Prijs de uitzonderingen apart
Vraag per gewenste afwijking wat hij kost in bouw én in beheer bij elke upgrade.
-
04Neem je eigen uren mee
Schat hoeveel tijd je mensen kwijt zijn en wat er in die periode blijft liggen.
-
05Bepaal de grens vooraf
Leg vast bij welk bedrag je liever het proces aanpast dan het systeem. Zonder die grens beslist de leverancier hem voor je.
Vragen uit de praktijk
Veelgestelde vragen
Wat mensen werkelijk willen weten voordat ze een offerte opvragen.
Waarom staan hier geen bedragen?
Omdat ze veranderen en omdat een gemiddelde jou niets zegt: hetzelfde aantal gebruikers kan een factor drie schelen afhankelijk van uitzonderingen, data en koppelingen. De actuele licentietarieven staan bij Odoo zelf; de rest hoort uit jouw situatie te komen.
Is Odoo goedkoper dan een groot ERP-pakket?
Op licenties vaak wel. Op het totaal hangt het af van hoeveel je wilt afwijken van de standaard. Wie Odoo volledig naar de eigen werkwijze buigt, betaalt het verschil terug in maatwerk en beheer.
Kunnen we de kosten spreiden?
Ja, door in fasen te starten met de toepassingen die het meeste opleveren. Voorwaarde is dat de stamgegevens en de eerste inrichting kloppen, anders betaal je de fasering later terug.
Wat is een realistische beheerpost?
Dat hangt af van het aantal koppelingen, de hoeveelheid maatwerk en of er intern iemand is die het systeem kent. Vraag elke aanbieder dit als jaarbedrag te begroten en niet als nacalculatie.
Van vraag naar besluit
Ligt er een offerte die je wilt laten toetsen?
We leggen de vijf posten naast elkaar, benoemen wat ontbreekt en welke vragen je nog moet stellen voordat je tekent.