Scenario · Marketing & groei · vijf tot vijftig medewerkers
Welk CMS past bij hoe wij werken?
Het ene bureau adviseert WordPress, het andere zijn eigen systeem, en iemand in het team las dat je tegenwoordig iets heel anders moet. Jij moet kiezen tussen dingen die je niet kunt beoordelen, en het voelt alsof je voor tien jaar vastzit.
Kern van het scenario
Een CMS kies je op wie de site gaat bijhouden en hoe vaak, niet op de demo.
Dit scenario komt niet van één opdrachtgever. Het brengt patronen samen die ik bij meerdere organisaties tegenkom.
Een CMS is het systeem waarmee je zelf teksten, foto’s en pagina’s op je site zet. Welke het wordt, maakt voor de bezoeker weinig uit. Het maakt alles uit voor de persoon die op dinsdagmiddag een nieuw product moet toevoegen.
Daarom zijn er maar een paar vragen die er echt toe doen. Wie gaat er in werken, en hoeveel mensen? Hoe vaak verandert er iets: elke dag, elke maand, elk kwartaal? Komen productgegevens uit een ander systeem? En moet je gemakkelijk van bureau kunnen wisselen?
Beantwoord die vier, en van de tien systemen op tafel blijven er twee over. Die twee test je op je eigen inhoud, met je eigen mensen. Dan weet je het.
Herkenning
Drie signalen dat je de keuze nu goed moet maken
Ze komen bijna altijd in dit stadium boven, en ze zijn alle drie oplosbaar.
Elk bureau adviseert wat het zelf bouwt
Logisch, en niet erg. Het betekent alleen dat jij het kader moet aanreiken, anders kiest het bureau voor je.
Niemand in het team heeft ooit in een CMS gewerkt
Dan is leerbaarheid het belangrijkste criterium, en dat staat in geen enkele offerte.
De productgegevens staan al ergens anders
In het ERP, in een spreadsheet, bij een leverancier. Twee keer invoeren houdt niemand vol; dat moet gekoppeld.
De werkelijke oorzaak
Wat er meestal onder zit
De vraag begint bij de site of het bureau. Wat eronder zit, ligt meestal op een ander vlak.
De keuze voor een CMS is een keuze voor een manier van werken
Wie schrijft, wie keurt goed, wie zet het erop, en hoe snel moet dat kunnen. Dat bepaalt het systeem. Een bedrijf dat vier keer per jaar iets verandert, heeft iets anders nodig dan een bedrijf dat wekelijks publiceert.
Het echte verschil zit in eigenaarschap
Domein, hosting en de site zelf op naam van het bedrijf, met de mogelijkheid om met een andere partij verder te gaan. Dat is bij het ene systeem vanzelfsprekend en bij het andere iets wat je moet afspreken. Allebei kan, als je het vooraf regelt.
Hosting hoort bij de keuze
Elk systeem heeft updates, back-ups en beveiliging nodig. De vraag is wie dat doet en wie de melding krijgt als er iets is. Dat regel je bij de keuze, niet bij het eerste incident.
De inwerktijd wordt vergeten
Een middag uitleg vlak voor de livegang blijft niet hangen. Een team leert een systeem door er echte taken in te doen, in de weken vóór de oplevering.
De keuze
Welke afweging voorligt
Vier soorten systemen, en voor welke manier van werken ze passen.
Een breed gebruikt standaardsysteem
Zoals WordPress. Veel bureaus en freelancers kennen het, je team leert het snel en je kunt van partij wisselen. Het vraagt discipline in updates en beveiliging; die leg je bij de hosting of bij een bureau neer, met een naam erbij.
Het eigen systeem van een bureau
Zorgeloos zolang de samenwerking loopt: één partij, één telefoonnummer. Spreek vooraf af wat er gebeurt als je uit elkaar gaat en wat je dan meeneemt. Met die afspraak is het een prima keuze voor een bedrijf zonder eigen technische mensen.
Een webshopplatform
Wanneer producten en bestellingen de hoofdrol spelen. Sterk in wat het doet, en de informatiepagina’s eromheen zijn vaak eenvoudiger. Past bij handel; minder bij een bedrijf dat vooral wil uitleggen wat het doet.
Een systeem waarbij de inhoud uit je eigen bronnen komt
De site toont wat in je ERP of productsysteem staat, zonder dubbel invoeren. Past bij veel producten die vaak wijzigen, of bij meerdere talen. Vraagt meer techniek en dus een partij die dat blijvend beheert.
Waarom ik dit vanaf jouw kant bekijk. Twintig jaar heb ik aan de bureaukant gestaan: websites gebouwd, campagnes gedraaid, teams van klanten ingewerkt. Nu zit ik aan jouw kant van de tafel. Montix adviseert, begeleidt en voert regie. Het uitvoerende werk doen je eigen mensen, de leveranciers die je al hebt, of partners die ik erbij haal. Ik zorg dat de keuze klopt, dat de afspraken helder zijn en dat het daarna blijft lopen.
Werkwijze
Hoe ik dit aanpak
In stappen, met wat elke stap oplevert.
-
01We schrijven op wie wat verandert en hoe vaak
Een lijst van een A4: nieuws, vacatures, producten, prijzen, foto’s, talen. Met per regel wie het doet. Dit is het kader waar elk systeem tegen wordt gehouden.
-
02We bepalen de drie of vier eisen die echt verschil maken
Meestal: koppeling met productgegevens, aantal mensen dat erin werkt, meertaligheid en de wens om van partij te kunnen wisselen. De rest is bijzaak.
-
03Demo op je eigen inhoud, door je eigen mensen
Niet de demo van het bureau, maar je eigen productpagina toevoegen. Wie dat in een kwartier kan zonder hulp, heeft het juiste systeem gevonden.
-
04Eigenaarschap en hosting op papier
Domein en hosting op naam van het bedrijf, back-ups die één keer echt zijn teruggezet, en een naam bij de updates en de meldingen.
-
05Het team werkt mee vanaf de eerste week
Niet een uitleg aan het eind, maar echte pagina’s vullen tijdens de bouw. Zo is de site bij oplevering al van jullie.
Eerlijk over de grens
Wanneer dit niet opgaat
Drie situaties waarin een andere route beter is.
Als je huidige systeem werkt en je team ermee overweg kan
Blijf dan. Een nieuw CMS lost een probleem op dat je dan niet hebt.
Als het gaat om twee varianten van hetzelfde
Twee bureaus die allebei WordPress voorstellen: dat is geen systeemkeuze maar een bureaukeuze. Daar is een andere afweging voor.
Als er nog geen besluit is over de site zelf
Eerst doorgaan of opnieuw beginnen, dan pas het systeem. Andersom kies je techniek voor een site waarvan je nog niet weet wat hij moet doen.
Eerste stap
Eén ding dat je deze week kunt doen, zonder hulp.
Houd één week bij wat je aan de site zou veranderen als het makkelijk was: een prijs, een foto, een nieuw product, een vacature. Die lijst zegt meer over het juiste systeem dan elke demo, en hij is in vijf minuten per dag gemaakt.
Van vraag naar besluit
Wil je die lijst samen naast de offertes leggen?
Stuur de lijst en de voorstellen die er liggen. Ik zeg welke twee systemen overblijven en waarom.